Consignez par écrit toutes les informations précieuses pour l’organisation et rendez-les accessibles à tous les membres de l’organisation, à moins qu’il n’y ait un impératif de confidentialité, afin que chacun dispose des informations dont il a besoin pour comprendre comment faire son travail tout en contribuant efficacement à l’ensemble.

La transparence au sein d’une organisation aide les gens à comprendre ce qui se passe, à s’attendre et à comprendre pourquoi les choses sont faites ainsi. Elle réduit l’incertitude, maintient la confiance et l’honnêteté et favorise la responsabilisation.

Une transparence adéquate signifie que les personnes ont un accès direct à l’information dont elles ont besoin, ou qu’elles savent au moins où aller ou à qui demander pour y avoir accès. La transparence aide chacun à comprendre quand décider et agir de façon sûre et efficace pour soi et quand impliquer d’autres personnes dans les dépendances partagées.

La transparence nous aide à apprendre les uns des autres, et ensemble. Elle aide à réduire le risque que de petits problèmes ne s’aggravent puisqu’elle nous permet de repérer plus rapidement les erreurs et les conséquences négatives imprévues.

La transparence facilite le développement et le maintien en continu d’une organisation apprenante cohérente et adaptative. Avoir accès à l’information pertinente nous aide à identifier rapidement les besoins et les changements importants et à réagir rapidement.

Clarifiez la motivation pour la transparence

La transparence est un moyen, pas une fin en soi, Donc, si vous cherchez à accroître la transparence de votre organisation, prenez le temps de clarifier les raisons pour lesquelles vous êtes en train de le faire. Quels sont les défis que vous essayez de relever en introduisant plus de transparence et/ou quelles sont les opportunités que vous souhaitez poursuivre ?

Introduisez plus de transparence dans votre organisation comme un moyen de soutenir l’apprentissage et de libérer les gens, et non comme un moyen de les contrôler. Utilisez-la comme moyen d’améliorer la performances et évitez de laisser les gens se sentir en danger de faire quoi que ce soit parce qu’ils appréhendent d’être surveillés. La transparence peut favoriser la co-création et l’innovation, mais dans un contexte où l’échec est perçu négativement plutôt qu’une opportunité d’apprendre, cela entravera la volonté des gens de prendre des risques et d’expérimenter.

Considérez les raisons de confidentialité

Soyez clair sur les informations qui ne sont pas à partager. Bien que le secret puisse être associé à des affaires illicites ou douteuses, il existe de nombreuses raisons légitimes de protéger la confidentialité au sein des organisations. Parfois, le secret est nécessaire comme pour la protection des données personnelles, la sécurité des actifs ou la protection de la propriété intellectuelle qui aide une organisation à atteindre ses objectifs.

Identifiez quelles informations sont précieuses à consigner et à partager

Réfléchissez bien aux informations qu’il vaut la peine de consigner. Les informations qui valent la peine d’être consignées comprennent généralement :

  • les décisions qui ont été prises, ainsi que les informations sur lesquelles elles ont été fondées, qui les a prises et les raisons pour lesquelles elles ont été prises
  • toute information qui aide les gens à prendre des décisions efficaces, telles que des détails sur le contexte, les possibilités explorées et toute contrainte importante
  • les informations qui aident à évaluer les progrès et les résultats, y compris les critères d’évaluation, les indicateurs, descriptions des résultats attendus et détails de toutes les hypothèses sur la base desquelles des décisions sont prises
  • les informations qui réduisent l’incertitude et soutiennent le développement de la confiance, comme les finances et les plans futurs
  • les perspectives et apprentissages utiles
  • les compte rendus de réunion

Créez et maintenez un système cohérent pour consigner les informations

Documenter les informations pertinentes d’une manière cohérente et accessible est une tâche continuelle et tous les acteurs de l’organisation y jouent leur rôle. La mise au point d’un système de documentation et de partage de l’information et son maintien à jour prend du temps et des efforts. Choisissez des outils qui facilitent la création, la mise à jour et les références croisées, ainsi que la recherche et la récupération d’informations quand c’est nécessaire. Indiquez clairement quelles informations sont consignées et mises à jour, par qui et quand, et structurez les registres en conséquence. Prenez le temps de vérifier régulièrement vos registres, de vous assurer que votre système reste utile et de conserver des archives à titre de référence.