Un format d’atelier permettant aux grands groupes de cocréer et de s’organiser en réponse à une situation complexe d’envergure.

Table des matières

Aperçu

Au cours de l’atelier, les participants sont pleinement responsables du processus du début à la fin, à mesure qu’ils progressent rapidement du concept à une collaboration pleinement opérationnelle.

Identifiez les parties prenantes concernées, cartographiez les exigences connexes et utilisez-les pour identifier les choses à faire et les décisions à prendre, pour répartir le travail et définir une structure initiale de collaboration.

Vous pouvez cartographier les moteurs pour :

  • structurer des start-ups
  • lancer les projets
  • traiter des obstacles majeurs ou saisir des opportunités
  • mettre en œuvre une stratégie
  • optimiser une structure organisationnelle afin de fluidifier la création de valeur

Le résultat d’un atelier de cartographie des moteurs est typiquement :

  • une répartition du travail, catégorisée en plusieurs domaines, centrée sur les besoins des parties prenantes.
  • une structure organisationnelle sur mesure qui rassemble tout le monde, y compris les domaines interconnectés pour gérer les dépendances.
  • une première ébauche des backlogs de gouvernance et des opérations pour chaque sous-domaine identifié.
  • la délégation d’influence et l’affectation des personnes aux sous-domaines par auto-sélection et nomination.

Bien que la cartographie des moteurs serve souvent à identifier et définir de nouveaux domaines, cette pratique permet aussi de clarifier la répartition de la gouvernance et des moteurs opérationnels au sein des domaines existants d’une organisation. Par exemple lorsqu’une initiative sera prise par des équipes existantes dans une organisation, ou si un groupe a le sentiment qu’il est coincé dans sa structure actuelle et qu’il est à la recherche d’inspiration pour l’adapter progressivement. Le groupe peut décider de cartographier les domaines existants et déterminer quels nouveaux domaines il devrait créer, ou même créer une nouvelle structure à partir de zéro.

Dans une petite équipe ou un petit cercle (max 6-8 personnes), lorsque la distribution du travail n’est pas une priorité, l’équipe peut n’utiliser que les étapes 1-5, pour comprendre le périmètre et remplir les backlogs opérationnels et de gouvernance, puis formuler des propositions ou utiliser une autre approche pour identifier ses stratégies et/ou ses prochaines étapes.

En préparation :

  • Invitez des personnes qui peuvent apporter une contribution pertinente à ce projet. Envoyer l’ordre du jour de l’atelier à l’avance.
  • Envoyez à l’avance une description du moteur principal et de l’exigence principale sur lesquels vous travaillerez, et dans le cas d’un domaine existant, la description du domaine pour le projet ou l’initiative afin que les gens puissent se familiariser avec. Essayez de résoudre toute objection avant l’atelier.
  • Les participants peuvent déjà se préparer en réfléchissant et en consignant des idées d’acteurs et des besoins connexes.
  • Préparez un poster avec la description du domaine à présenter dans la première étape. Vous aurez également besoin de notes adhésives A5 et rectangulaires, de stylos et d’un grand mur pour travailler.

Le processus de cartographie des moteurs  :

Voici les étapes à suivre :

Cartographier les Moteurs : Le Processus

1. Pourquoi sommes-nous réunis?

Présenter et valider le moteur principal ainsi que l’exigence principale.

  • Présenter le moteur principal l’exigence principale au groupe
  • Validation du moteur et de l”exigence – Les descriptions sont-elles suffisamment claires ? Ce moteur est-il bien organisationnel ? L’exigence est-elle adéquate ? Et est-ce que l’exigence est adéquate ?
  • Clarifiez les contraintes existantes du délégant, par exemple le budget, la date d’échéance, les attentes, etc. Dans le cas d’un domaine existant, présentez la description du domaine. Invitez les participants à poser des questions mieux comprendre ce qui se passe et ce qui est nécessaire.
  • Explicitez le niveau d’engagement qu’il est attendu des participants. Par exemple : les personnes sont censées être ici pour la durée de l’atelier seulement, ou pour la durée de l’initiative, etc.
  • Enregistrez toutes les informations pertinentes qui apparaissent.

2. Qui sera impacté?

Qui sera affecté lorsque nous remplirons les exigences afférentes ? Considérez qui peut aider / faire obstacle / bénéficier / perdre ou subir

  • Listez les acteurs sur les notes adhésives et les afficher sur un tableau
  • Concentrez-vous sur les personnes qui seront réellement impactées par cette initiative (groupes ou individus), et évitez de faire des suppositions à propos des rôles futurs (ex : Chef de Projet) ou d’autres domaines (ex : Marketing) à ce stade.

3. Que faut-il faire?

Considérez les différents acteurs et décrivez ce qui est nécessaire : de quoi ont-ils besoin dans le contexte du moteur principal, et qu’attendons-nous d’eux ?

  • Écrivez chaque suggestion sur une note adhésive séparée (carte d’exigence)
  • Décrivez l’exigence ainsi que l’impact prévu du respect de l’exigence
  • Utilisez le format “Nous avons/ils ont besoin de… afin de…”
  • Ajoutez le nom de l’acteur dans le coin supérieur gauche de la carte
  • Ajoutez votre nom dans le coin supérieur droit de la carte

Cartographier les Moteurs : une Carte d'Exigence

4. Identifiez l’expérience et l’expertise

Identifiez qui a l’expérience ou une expertise requise pour répondre à ces besoins, de sorte que, plus tard, lorsque les personnes devront répondre à un besoin particulier, ils sauront qui solliciter.

  • Prenez le temps de vous familiariser avec les différentes cartes d’exigences.
  • Ajoutez votre nom aux cartes d’exigences pour lesquelles vous avez de l’expérience, ou des idées de comment aborder la chose, de sorte que, plus tard dans le processus, les gens pourront vous solliciter si nécessaire.
  • Pensez à ajouter des noms de personnes qui ne sont pas présentes si vous pensez qu’elles auraient une contribution précieuse à apporter.
  • Écrivez le nom de ces personnes au bas de la carte d’exigence.
  • Ajouter votre nom à une carte à cette étape ne signifie pas que vous assumez la responsabilité du besoin, seulement que vous pouvez et voulez contribuer à trouver une solution si cela est utile plus tard.

5. Identifier les domaines

Regroupez les acteurs et/ou les besoins en fonction de leur pertinence, dans des domaines cohérents comme point de départ pour trier et prioriser les besoins. Réfléchissez à comment optimiser la chaîne de production de valeur pour les différents acteurs que vous avez identifiés à l’étape 2.

Moyens pour identifier les domaines:

  • Regrouper les acteurs similaires (centré sur l’acteur)
  • Regrouper les exigences similaires (centré sur le besoin)
  • Une combinaison des deux (acteurs et exigences) est fréquente

Considérez que cette étape est terminée, dès que vous vous êtes mis d’accord sur une première version de la répartition du travail. N’oubliez pas que vous pouvez apporter des modifications aux domaines que vous avez définis à tout moment (plus tard pendant l’atelier ou après), donc il vous suffit de chercher quelque chose qui est suffisant pour commencer.

En tant que facilitateur, soutenez légèrement le groupe dans son auto-organisation et soyez attentif à ce que certains n’abandonnent pas la conversation. Ce processus comprend souvent une phase qui semble chaotique pour certains participants, et qui pourrait les rendre mal à l’aise. Pour tester si un résultat est obtenu, demandez s’il y a des objections à ce que les domaines sont suffisants pour le moment.

6. Remplir & définir des domaines

Les participants s’organisent en plus petites équipes autour des différents domaines, puis définissent le domaine et lui donnent un nom.

  • Formez une petite équipe autour des domaines en fonction de l’expérience et de l’intérêt
  • Ajoutez d’abord au moins 1 ou 2 personnes possédant une expertise. Utilisez les informations sur les cartes,
  • Vérifiez que tous les domaines sont suffisamment pris en compte
  • Dans chaque groupe :
    • trouvez un nom pour le domaine.
    • Définissez son moteur principal et son exigence principale (et ajoutez une brève description si nécessaire).
  • Enfin, demandez à chaque groupe de présenter brièvement son domaine, et au cours de chaque présentation, recherchez les dépendances et les chevauchements entre ces domaines.

Dans cette phase, certaines personnes peuvent errer entre les domaines jusqu’à ce qu’elles en trouvent un auquel elles ont le sentiment de pouvoir contribuer.

7. Affiner les Backlogs

Organisez le travail à faire dans chaque domaine, assurez vous que les choses soient priorisées et décrites clairement.

  • Pour chaque domaine, copiez le modèle ci-dessous sur un tableau papier
  • Triez toutes les exigences restantes dans les deux backlogs sur le tableau :
    • backlog des opérations : besoins actionnables
    • backlog de gouvernance : besoins qui pourraient bénéficier ou nécessiter une décision
  • Combinez et reformulez les cartes si nécessaire, de sorte que la description sur chacune soit claire. Consultez l’auteur de la carte en cas de doute.
  • Priorisez les cartes sur chaque tableau.
  • Archivez toutes les cartes d’exigences qui semblent superflues.
  • Considérez le domaine et décrivez et priorisez les autres exigences qui n’ont peut-être pas été identifiées.
  • Passez sur les cartes qui semblent être de la responsabilité d’un autre domaine
  • Mettez de côté les cartes liées à plusieurs domaines. Elles seront traitées à l’étape 8. Vous pourrez les traiter à l’étape 8.

En tant que facilitateur du processus de cartographie des moteurs, proposez un espace pour collecter des cartes concernant plusieurs domaines afin qu’elles puissent être traitées plus tard.

Faites des pauses régulières pour partager les rapports entre les différents domaines. Remarque : Certains domaines peuvent être dissous, modifiés ou fusionnés avec d’autres.

Cartographier les Moteurs : un Modèle pour les Domaines

8. Connecter les domaines

Créez une structure pour gérer les dépendances et traiter les questions qui vont au-delà de la portée d’un domaine ou qui concernent l’organisation au sens large

9. Quoi d’autre?

Prenez un moment pour vérifier si quelque chose est manquant.

Que devons-nous encore examiner…

  • …pour avancer en toute sécurité?
  • … pour effectivement répondre à l’exigence principale ?

10. Célébrez!

Prenez un moment pour célébrer vos avancées et lancer votre organisation ou votre initiative sur de bonnes bases !