Ne consacrez du temps qu’à ce qui vous rapproche des objectifs généraux de votre organisation, afin de faire le meilleur usage de votre temps, de votre énergie et de vos ressources limitées.

Le principe d’efficacité nous invite à réfléchir consciemment à ce que nous faisons et à comment nous le faisons. Il appelle à examiner intentionnellement à la fois les conséquences immédiates et futures de nos actions au sein de l’organisation, mais aussi son environnement élargi et le monde en général.

Rechercher l’efficacité exige d’agir en essayant de minimiser le gaspillage, d’éliminer les obstacles et, autant que possible, d’adopter des comportements qui, au fil du temps, mèneront à plus de création de valeur, en combinant notre créativité, nos ressources, notre énergie et notre temps.

Clarifiez le “pourquoi”

Être efficace commence par clarifier pourquoi vous voulez faire quelque chose et avoir une vague idée de ce que vous voulez réaliser. La définition de la raison pour laquelle l’organisation existe et des objectifs qu’elle tente d’atteindre aide tout le monde à mieux comprendre dans quelle direction travailler et comment contribuer de manière sensée. Sans cette clarté, il est difficile pour les individus de situer leur travail dans le contexte général. Il est également plus difficile de qualifier et de quantifier ce qui délivre de la valeur et de quelle manière.

Garder vos options ouvertes

Il peut y avoir de nombreuses façons de réaliser vos objectifs. Or, le premier choix ne répond pas toujours au besoin. Le temps d’apprendre à faire mieux, gardez vos options ouvertes pour ne pas rester coincé dans une mauvaise trajectoire. Évitez de converger trop tôt et adoptez une approche itérative chaque fois que vous le pouvez. Face à la complexité, essayez de vérifier rapidement vos hypothèses par des petites expériences successives. Voyagez léger pour pouvoir pivoter rapidement.

Soyez efficace de manière efficiente

L’efficacité consiste à atteindre le résultat souhaité, tandis que l’efficience consiste à faire les choses sans gaspiller vos efforts, vos ressources et votre temps. Il est tout à fait possible de faire la « mauvaise » chose avec efficience. Donc, avant d’optimiser par souci d’efficience, assurez-vous que le résultat est celui attendu. À ce moment-là seulement vous pourrez chercher des améliorations substantielles qui produiront le même résultat de manière plus efficiente.

Adoptez une vue d’ensemble, suivez, évaluez et apprenez

Guettez de possibles effets inattendus et indésirables avant, pendant et après toutes vos interventions. Considérez les coûts directs et indirects, comme les externalités négatives, et soyez prêt à évoluer ou à modifier vos activités ou vos objectifs en fonction de ce que vous apprenez.

Le degré d’efficacité (et d’efficience) de nos actions ne peut être évalué qu’à l’aune de leurs conséquences futures dans un contexte élargi. Parfois, nos activités permettent d’atteindre les résultats attendus à court terme, mais avec des conséquences indésirables et des coûts cachés qui se révèlent à plus long terme. Par exemple, l’agriculture industrielle à grande échelle produit des rendements énormes très efficacement. Mais à long terme, elle entraîne un appauvrissement critique des sols et une dépendance croissante aux engrais, insecticides et désherbants. Un gain à court terme qui peut engendrer un coût à long terme.

Dans des environnements complexes, il est parfois difficile de comprendre ce que signifierait l’efficacité. Recherchez la perspective des autres, même si vous prenez une décision pour vous-même. Profitez au maximum de l’expérience et de l’expertise de votre organisation et parlez aux personnes ayant d’autres points de vue. Partager vos idées avec les autres peut vous aider à éviter des conséquences malheureuses, et à identifier des voies d’amélioration utiles.

Décidez de la façon dont vous mesurerez l’efficacité, et si vous collaborez avec les autres , développez et maintenez une compréhension commune de ce que cela signifiera. Après avoir établi un « pourquoi » clair et avoir défini le résultat à atteindre, examinez comment vous mesurerez votre progression (donc l’utilité de votre action !)

L’efficacité n’est parfois apparente qu’à postériori. Soyez attentif et réfléchissez aux conséquences de vos actions, puis utilisez ce que vous apprendrez pour améliorer votre efficacité la prochaine fois.

Soyez attentif aux dépendances et aux contraintes

Essayez de permettre à tout le monde, y compris vous-même, d’être libre d’agir en autonomie. Officialisez les interdépendances nécessaires entre certains individus et équipes, et réunissez-vous pour co-créer et faire évoluer un système cohérent pour les gérer, afin de continuer à produire de la valeur rapidement malgré ces dépendances.

Clarifiez toutes les contraintes qui pèsent sur vos opérations. Quelles sont les attentes internes ou externes, les consignes ou les règles à suivre ? Comment les valeurs implicites ou explicites de votre organisation et le contexte élargi dans lequel vous opérez, favorisent ou contraignent les décisions et actions que vous prenez ? Dans quelles limites allez-vous opérer ? Avec qui avez-vous besoin de communiquer si vous voyez une raison de changer quelque chose, ou de faire une exception à la règle ?

Priorisez et choisissez judicieusement

Fixez des priorités et tenez-vous y à moins d’avoir une bonne raison de changer. Les distractions, les changements de contexte et le manque de pause et de relâchement entraîneront inévitablement des pertes.

En plus d’être clair sur ce que vous VOULEZ faire, soyez clair sur ce qu’il ne faut PAS faire et affrontez les obstacles au fur et à mesure qu’ils se présentent.