Domaines

Un domaine est une zone de responsabilité et d’autorité bien délimitée au sein d’une organisation.

Pour mieux utiliser leur temps, leur énergie et leurs ressources limités, les personnes dans les organisations se répartissent le travail en créant des rôles ou en formant des équipes, des unités ou des départements. Pour celà, elles définissent explicitement ou implicitement des domaines – des périmètres distincts de responsabilité et d’autonomie. Tous les domaines se situent dans le domaine général d’une organisation. Ils peuvent se chevaucher ou être pleinement inclus au sein d’autres domaines.

Tout rôle ou équipe a pour but de contribuer à la raison d’être générale de l’organisation en s’occupant d’un besoin organisationnel spécifique. Les domaines mal définis conduisent généralement à ce que les parties prenantes aient des attentes différentes sur des périmètres de responsabilité et d’autonomie. En conséquence, tant la collaboration que la répartition du travail souffrent à cause des dépendances manquées, du travail qui est fait en double ou qui n’est pas fait du tout.

Clarifier les domaines rend le contrat entre le délégant (qui délègue la responsabilité d’un domaine) et le(s) délégué(s) (auquel le domaine est délégué) explicite, ce qui permet à tout le monde de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et de comprendre qui est responsable de quoi. Une description de domaine claire avec le bon niveau de détails est un prérequis pour que les gens puissent évaluer et améliorer continuellement leur travail.

Évaluer et faire évoluer régulièrement les domaines

Les gens ont une compréhension limitée de l’organisation et l’environnement est en constante évolution. Il est donc essentiel que le délégant, le(s) délégué(s) et les autres parties prenantes concernées prennent régulièrement le temps d’évaluer et de faire évoluer à la fois la conception du domaine et la façon dont les gens s’en occupent à mesure que leur compréhension du domaine s’approfondit.

Les gens peuvent s’occuper parfaitement d’un domaine de la façon dont il est conçu, mais cette conception peut s’avérer simpliste ou imparfaite. D’un autre côté, même si la conception d’un domaine est médiocre lors de sa première itération, ce processus lui permettra de s’améliorera avec le temps.

Déléguer la responsabilité des domaines

La délégation est l’octroi par une partie (le délégant) à une autre (le délégué) de l’autorité de s’occuper d’un domaine, (c’est-à-dire de faire certaines choses ou de prendre certaines décisions) pour lequel le délégant reste globalement redevable.

La responsabilité des domaines est déléguée à des groupes ou à des individus, qui agissent ensuite dans un cadre défini de contraintes sur leur autonomie et leur influence.

Lorsqu’un domaine est délégué à un groupe de personnes, ils deviennent une équipe. Quand il est délégué à un individu, il devient un porteur de rôle.

Les délégués peuvent faire tout ce qu’ils pensent pouvoir les rapprocher de leur but, sauf si c’est en dehors du domaine de l’organisation, explicitement interdit, que ça viole le domaine (explicite) de quelqu’un d’autre ou si ça empêche d’autres personnes à contribuer à l’organisation.

Remarque : Les choses qui sont interdites incluent des contraintes explicitement exposées dans la description du domaine, toue autre accord que le(s) délégué(s) doit respecter, ainsi que les obligations légales et réglementaires.

Le délégant conserve toujours la redevabilité globale de ce domaine, alloue les ressources et définit souvent :

• le besoin organisationnel auquel le domaine doit répondre
• les responsabilités clés (les livrables clés, tout risque critique à gérer, tout autre travail essentiel ou prises de décision effectivement délégués)
• des contraintes sur l’autonomie et l’influence du ou des délégués, généralement liées à l’organisation elle-même (dépendances, implication du délégant, rapports, etc.)

Moteurs et Domaines

Un domaine peut aussi être défini en fonction des moteurs organisationnels :

• Le moteur principal du domaine – la situation principale à laquelle les délégués répondent.
• L’ensemble des sous-moteurs que l’organisation doit prendre en compte en répondant au moteur principal du domaine, notamment :
  • les responsabilités clés (n’importe quel moteur dérivant directement du moteur principal)
  • les dépendances et les contraintes externes (moteurs liés à d’autres domaines ou à l’environnement externe de l’organisation) qui limitent l’autonomie des délégués.