Une compréhension claire des zones de responsabilités et d’autonomie des personnes favorise une meilleure efficacité, optimise la collaboration et l’agilité dans toute une organisation.

Pour mieux utiliser leur temps, leur énergie et leurs ressources limitées, les membres des organisations se répartissent le travail en créant des rôles ou en formant des équipes, des unités ou des départements. De faisant, ils définissent explicitement ou implicitement des domaines - des zones distinctes de responsabilité et d’autonomie.

Tout rôle ou équipe a pour but de contribuer à la raison d’être générale de l’organisation en répondant à un besoin organisationnel spécifique. Des domaines mal définis conduisent généralement à ce que les parties prenantes aient des attentes différentes sur des domaines de responsabilité et d’autonomie. En conséquence, tant la collaboration que la répartition du travail souffrent à cause de dépendances floues, du travail en double ou du travail qui n’est pas fait du tout.

La clarification des domaines rend explicite le contrat entre le délégant et délégué(s), ce qui permet à tout le monde de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, parce que tout le monde comprend qui est responsable de quoi. Une description de domaine claire avec une quantité raisonnable de détails est une condition préalable nécessaire pour que les gens puissent évaluer et améliorer continuellement leur travail.

Un moyen simple d’aider les parties prenantes à développer une compréhension partagée des différents aspects d’un domaine est de créer une description de domaine qui contient des informations sur :

  • Driver primaire (et/ ou raison d’être)
  • Responsabilités clés
  • Dépendances
  • Contraintes externes
  • Défis clés
  • Livrables clés
  • Compétences, Qualités et Aptitudes
  • Ressources clés
  • Responsabilités du délégant
  • Indicateurs clés
  • Évaluation

Envisagez de concevoir des domaines avec des contraintes minimales et choisissez toujours des contraintes qui permettent aux gens de créer un maximum de valeur.

Les délégués peuvent faire tout ce qu’ils pensent qui les aidera à atteindre leur but, sauf si cela est en dehors du domaine de l’organisation, explicitement interdit, si cela viole le domaine (explicite) de quelqu’un d’autre ou si cela entrave la contribution d’autres personnes à l’organisation d’une manière ou d’une autre. Les choses qui sont interdites incluent des contraintes explicitement énoncées dans la description du domaine, toute autre entente que le(s) délégué(s) doit respecter, ainsi que les exigences légales et réglementaires.</em>

Quand clarifier les domaines

Envisagez de clarifier les domaines chaque fois que vous identifiez que les parties prenantes ont des attentes différentes sur le domaine actuel d’un rôle, poste, équipe, service ou unité, voire même sur le domaine de l’organisation dans son ensemble.

En tant que délégant, clarifiez tout nouveau domaine que vous avez l’intention de déléguer.

En clarifiant rétrospectivement les domaines qui ont déjà été délégués à des personnes, un délégué peut obtenir des informations précieuses en invitant le(s) délégué(s) à décrire en premier lieu le domaine de leur point de vue.

Évaluer et faire évoluer régulièrement les domaines

Les gens ont une compréhension limitée de l’organisation et l’environnement est en constante évolution. Il est donc essentiel que le délégant, le(s) délégué(s) et les autres parties prenantes concernées prennent régulièrement le temps d’évaluer et de faire évoluer à la fois la conception du domaine et la façon dont les gens le gèrent à mesure que leur compréhension du domaine s’approfondit.

Il est possible de faire un excellent travail en gérant un domaine tel qu’il est conçu, mais il arrive aussi que la conception du domaine ait été primitive ou imparfaite. D’un autre côté, même si la conception d’un domaine est approximative lors de sa première itération, à travers ce processus, elle s’améliorera avec le temps.

Clarifier le domaine général de l’organisation

Tous les domaines d’une organisation sont imbriqués dans le domaine général de l’organisation. Ils peuvent être conçus délibérément dans les premiers temps de l’organisation, ou clarifiés rétrospectivement. Le domaine d’une organisation doit permettre aux membres de l’organisation de poursuivre efficacement sa raison d’être et doit généralement évoluer au fil du temps.

Envisagez de clarifier explicitement le domaine général de l’organisation si vous découvrez que les principales partes prenantes ont une compréhension différente à ce sujet, ou lorsque des modifications doivent être apportées à ce domaine. Pour ce faire, il est nécessaire d’identifier le délégant général de l’organisation.

Le domaine d’une organisation doit être conçu en tenant compte du client et du modèle d’affaires et doit considérer des contraintes environnementales (ex: - légales, économiques, de marché, de concurrence, etc.)

Évaluez régulièrement le domaine de l’organisation pour aider les responsables de l’organisation à apprendre et à s’adapter rapidement.

Une autre façon de clarifier un domaine est de remplir un Canevas de Délégation S3.

Choses à clarifier dans une description de domaine

Driver Primaire

Expliquez comment le ou les délégués contribueront à la raison d’être générale de l’organisation, en clarifiant les besoins organisationnels spécifiques sont ils s’occupe(ro)nt.

Décrivez le driver primaire auquel les délégués (vont) répondre, par exemple en utilisant la pratique Décrire les drivers organisationnels.

Pas plus d’une ou deux phrases, afin que l’information soit facile à retenir et à traiter.

En plus du résumé, d’autres détails sur le driver peuvent être conservés dans le registre

Responsabilités clés

Énumérez tous les travaux essentiels et prises de décision qui sont délégués, de manière à permettre de mesurer le succès.

Les responsabilités clés sont les responsabilités que les parties prenantes considèrent comme essentielles à prendre en charge par le ou les délégués afin de bien gérer le domaine.

Décrivez explicitement pourquoi chacune de ces responsabilités est importante pour l’organisation et la valeur que la prise en charge de celles-ci apporte à l’organisation.

Les responsabilités doivent être spécifiques et mesurables afin qu’elles puissent être examinées et évoluées au besoin.

Dépendances

Rendre explicites les dépendances essentielles entre ce domaine et d’autres parties de l’organisation, afin que le(s) délégué(s) puisse collaborer à la gestion de ces dépendances avec les autres parties prenantes.

Considérez :

  • Les clients internes et externes (ceux qui consomment la production de l’équipe)
  • Les fournisseurs de produits ou de services essentiels au travail des délégués.
  • Les ressources partagées

Contraintes externes

Décrivez les contraintes importantes envers l’autonomie et l’influence du ou des délégués.

Des contraintes externes peuvent être fixées ou négociables. Elles peuvent faire référence aux exigences du client, au monde extérieur, aux autres parties prenantes essentielles de l’organisation, aux responsabilités globales que le délégué peut avoir, ou à la préférence du délégant.

Quelques exemples :

  • Décisions spécifiques nécessitant une autorisation
  • Contraintes juridiques, temporelles ou budgétaires
  • Audits et rapports attendus
  • Stratégie du délégant et de toute l’organisation
  • Valeurs organisationnelles

Défis clés

Quels sont les défis connus ou attendus auxquels le ou les délégués pourraient faire en s’occupant de ce domaine : liés au monde extérieur, au reste de l’organisation et parfois à un délégué spécifique?

  • risques et vulnérabilités
  • variables (ex: météo)
  • incertitude et complexité
  • manque de compétences ou de ressources.

Remarque : il y a toujours des risques que vous devez gérer. Essayez d’en lister au moins 3 !

Livrables clés

Qu’est-ce que l’équipe ou le rôle fournit pour répondre à son driver primaire, aux responsabilités et défis clés auxquels auxquels il est confronté?

En tant que délégant, examinez attentivement dans quelle mesure vous laisserez la conception des livrables au(x) délégué(s), qui pourront ensuite définir les livrables et les ajouter à la description du domaine plus tard. Laisser les délégués mener la conception des livrables leur permet souvent d’offrir de la valeur en fonction de leurs forces et de leurs intérêts. Décrivez chaque livrable avec une quantité raisonnable de détails et assurez-vous que les livrables sont utiles aux parties prenantes qui les reçoivent. Vous pouvez commencer par une phrase ou deux à propos de chaque livrable, mais au final vous pourriez avoir besoin de les décrire plus en détail.

Compétences, qualités et aptitudes

Quelles compétences, qualités et aptitudes sont requises – ou du moins préférables – pour s’occuper avec succès de ce domaine ?

Ressources clés

Les ressources essentielles dont le ou les délégués peuvent se servir pour s’occuper de leur domaine, par exemple le temps alloué, le budget, les privilèges, les installations, le matériel, les logiciels, etc.

Responsabilités du délégant

En déléguant un domaine à d’autres, le délégant conserve toujours la redevabilité générale pour le domaine et a souvent une contribution précieuse à faire pour s’occuper de ce domaine.

Énumérez les responsabilités exactes que le délégué assume pour soutenir le(s) délégué(s) qui s’occupent de ce domaine.

Considérez :

  • Les possibilités d’apprendre et de se développer ainsi que le soutien offerts aux délégués.
  • Les choses essentielles pour s’occuper avec succès du domaine que seul le délégant peut faire.
  • Les choses qui facilitent la vie des délégués et qui valent la peine d’être inclues.

Décrivez les responsabilités du délégant en des termes précis et mesurables afin de les examiner et de les faire évoluer au besoin.

Indicateurs clés

Les Indicateurs clés sont des mesures critiques de progrès. Ils concernent le driver primaire (et/ou la raison d’être), les responsabilités clés, les défis, les livrables et les responsabilités du délégant définies pour ce domaine.

Les indicateurs clés sont surveillés et analysés fréquemment. Ce sont des critères pertinents pour évaluer les résultats et la réussite lors des revues planifiées (voir « Évaluation » ci-dessous).

Pour chaque indicateur, considérez les chiffres réels qui sont surveillés, ainsi que la signification de ces chiffres par rapport au domaine (cibles, fourchette acceptable, ou tolérance).

Essayez de définir des indicateurs simples et spécifiques que vous pouvez mesurer régulièrement (de préférence quotidiennement).

Évaluation

Évaluez régulièrement le résultat de l’activité dans ce domaine et utilisez ce que vous apprenez pour améliorer la création de valeur.

Décrivez quand et comment les évaluations ont lieu et qui doit être impliqué.

Pendant l’évaluation, assurez-vous de prendre en compte les aspects suivants :

  • La valeur que le(s) délégué(s) a apporté à l’organisation en s’occupant du domaine.
  • Les processus de travail des délégués et leur collaboration entre eux, avec le délégant et avec le reste de l’organisation.
  • Dans quelle mesure le délégant s’acquitte de ses responsabilités.
  • La conception du domaine lui-même (et potentiellement la conception d’autres domaines liés).
  • Les compétences et apritudes des délégués par rapport au domaine.
  • La stratégie que le délégué ou l’équipe suit pour s’occuper de ce domaine.

Définissez :

  • Un calendrier ou une fréquence pour les revues.
  • D’autres critères d’évaluation utiles en plus des indicateurs clés.
  • Tous les autres aspects pertinents à prendre en considération pour l’évaluation.
  • Qui devrait participer à l’évaluation.
  • Un processus d’évaluation (par exemple Évaluation par les pairs).
  • Pensez à inclure une date de fin (pour un rôle).

Veillez à ajoutez au registre les dates auxquelles un domaine doit être revu et à surveiller ces échéances.

Informations complémentaires

Envisagez également d’inclure les informations suivantes dans la description du domaine :

  • Nom du domaine
  • Délégant (nom du cercle ou du rôle; par exemple : R&D, Chef de projet, PDG, etc.)
  • Délégués (s’ils sont connus à ce moment-là)
  • Date de la dernière mise à jour de la description du domaine
  • Noms de l’auteur
  • Durée (pour un rôle)
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