Un processus de groupe (facilité) pour la prise de décision : inviter les participants à lever des objections et considérer les informations et connaissances révélées pour faire évoluer davantage les propositions ou les accords existants.

Table des matières

Décider par Consentement

Aperçu

Le consentement invite les gens à être (au moins) raisonnables et ouverts à apprendre et à s’améliorer. Lorsque vous appliquez le principe de consentement, vous acceptez de rechercher intentionnellement des objections.

Une objection est un argument – relatif à une proposition, un accord existant, ou une activité menée par un ou plusieurs membres de l’organisation - révélant des conséquences ou des risques qu’il serait préférable d’éviter pour l’organisation, ou démontrant des améliorations potentielles significatives.

Les propositions deviennent des accords quand elles sont considérées assez bonnes pour le moment et assez sûres pour les essayer jusqu’à leur prochaine évaluation. Les objections empêchent les propositions de devenir des accords, mais pas les préoccupations.

Ne pas exprimer des objections peut nuire à la capacité des individus, des équipes ou de l’ensemble de l’organisation à atteindre leurs objectifs.

Tous les arguments présentés ne sont pas des objections, mais ils peuvent révéler des préoccupations :

Une préoccupation est une supposition qui ne peut (du moins pour le moment) être étayée par un raisonnement ou par suffisamment de preuves pour être considérée comme une objection à ceux qui la considèrent.

Étape 1 : Consentement au Driver et à l’Exigence

Assurez-vous que le moteur et l’exigence sont clairement résumés et qu’il est pertinent pour ce groupe de les traiter.

Le facilitateur demande : La description de ce moteur et de cette exigence est-elle suffisamment claire ? Ce moteur est-il bien organisationnel ? Est-il pertinent pour nous d’y répondre ? L’exigence est-elle appropriée ?

Remarque : Il est généralement recommandé de viser à terminer cette étape avec les participants à la réunion de manière asynchrone, avant la réunion. Cela vous donnera la possibilité d’apporter des précisions à l’avance et vous épargnera un temps précieux en réunion. Cependant, dans un cas où quelqu’un présente une proposition à un groupe de parties prenantes qui n’ont pas participé à sa création, ou s’il y a des personnes qui rejoignent tout juste le processus décisionnel, vérifiez que tout le monde comprend bien le moteur et l’exigence de la proposition, et assurez-vous qu’il est décrit assez clairement et qu’il est pertinent pour les personnes présentes d’y répondre, avant de considérer la proposition elle-même.

  • Si le moteur n’est pas décrit avec suffisamment de clarté, prenez le temps de l’affiner jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’objections. À moins que cela ne soit un changement rapide, envisagez de le faire après la réunion et reportez la prise de décision jusqu’à ce que le moteur soit clair.
  • Si le moteur n’est pas pertinent pour ce groupe, transmettez-le à la personne ou à l’équipe appropriée. S’il ne s’agit pas d’un moteur organisationnel, abandonnez-le.
  • Si l’exigence est jugée inappropriée, entendez les arguments et s’ils sont considérés comme des objections, résolvez-les avant d’examiner la proposition.

Étape 2 : Présenter la Proposition

Partagez la proposition avec tout le monde.

Le facilitateur demande aux auteurs de la proposition : Pourriez-vous présenter la proposition à tout le monde ?

Les auteurs de la proposition (les rédacteurs), la présentent au groupe, en incluant les détails de qui est responsable de quoi, une date ou une fréquence d’évaluation suggérées, ainsi que tous les critères d’évaluation.

Préparation : Lorsque c’est possible, envoyez la proposition à l’avance, pour que les gens puissent se familiariser avec son contenu, puissent poser des questions de clarification, ou même vous faire part de suggestions d’améliorations avant la réunion. Cela permet de gagner du temps précieux de réunion en face à face pour les choses qui ne peuvent être faites en dehors de la réunion.

Les propositions sont généralement créées par un individu ou un groupe à l’avance, mais elles sont parfois suggérées “à la volée”.

Si vous êtes celui qui présente une proposition, notez-la, partagez-la avec les autres à l’avance si possible et visez à garder votre explication concise et claire. Décrivez-la de sorte à maximiser ses chances d’être comprise par les autres, sans nécessiter d’autres explications.

Remarque : Impliquer les parties-prenantes dans la création de la proposition peut améliorer l’engagement et la prise en charge de ce qui sera décidé parce que les gens sont plus à même de s’approprier un accord qu’ils ont participé à créer. D’un autre côté, la prise de décision participative ou collaborative exige du temps et des efforts, donc ne l’utilisez que lorsque les gains en valent la peine.

Étape 3 : Comprendre la Proposition

Assurez-vous que tout le monde comprend la proposition.

Le facilitateur demande : Y a-t-il des questions pour comprendre cette proposition telle qu’elle est écrite ici ?

Ce n’est pas le moment d’ouvrir un débat sur pourquoi une proposition a été faite d’une certaine façon, mais simplement pour vérifier que tout le monde comprend ce qui est proposé. Évitez les questions de type “pourquoi” et concentrez-vous plutôt sur les questions de type “ce que vous entendez par …”.

Les questions de clarification révèlent parfois des moyens utiles de modifier le texte de la proposition pour le rendre plus clair. Vous pouvez utiliser ce temps pour modifier la proposition, si elle soutient la compréhension des gens, mais méfiez-vous de changer ce qui est réellement proposé à ce stade.

Remarque : Si le groupe est expérimenté dans la prise de décision par consentement, vous pouvez faire des améliorations à la proposition à cette étape. Cependant, si vous êtes moins familiers, attention, vous risquez de passer à une autre session d’ajustement de la proposition, cette fois-ci avec toutes les personnes impliquées. Vous risquez de perdre du temps à tenter de parvenir à un consensus, au lieu de poursuivre le processus et de faire évoluer la proposition en vous appuyant sur des objections (à l’étape 7).

Conseils pour le facilitateur :

  • Utilisez un tour de table pour inviter les rédacteurs (ou ceux qui ont créé la proposition) à répondre à une question à la fois.
  • Attrapez les questions “pourquoi” ou “_pourquoi pas_et rappelez aux gens que le but de cette étape est simplement d’assurer la compréhension de la proposition actuelle, et non la raison pour laquelle la proposition a été élaborée de telle façon.

Conseils pour tout le monde :

  • Dites “passe” si vous n’avez pas de question ou si vous n’êtes pas encore sûr de votre question.
  • Faites des questions et réponses brèves et précises.
  • Évitez tout préambule et collez au sujet, par exemple : “Bien, une chose qui n’est pas claire pour moi, ou du moins, que je veux être sûr de bien comprendre, c’est … _” ou “. Je ne suis pas sûr comment articuler cela, mais laissez-moi essayer … _”, etc.

Étape 4: Réponse Courte

Ayez une idée de la façon dont cette proposition est reçue par tout le monde.

Le facilitateur demande : Quelles sont vos pensées et sentiments à propos de cette proposition ?

Entendre de tout le monde partager ses réflexions, ses opinions et ses sentiments à propos d’une proposition contribue à élargir la compréhension des gens et à considérer la proposition de différents points de vue.

Les réponses des gens peuvent révéler des informations utiles et pourraient déjà révéler des préoccupations ou des objections éventuelles. À ce stade, écoutez mais évitez d’interagir avec ce que les gens disent. Cette étape consiste juste à voir la proposition à travers les yeux des autres.

Exemples:

  • “J’aime car elle est simple et directe. C’est un grand pas en avant.”
  • “Je crains que ça ne prenne beaucoup de temps, alors que nous avons d’autres choses importantes à faire.”
  • “Je pense qu’il manque des choses essentielles, comme A et B par exemple.”

Conseils pour le facilitateur :

  • Faites un tour de table.
  • Précisez à quel point la “réponse courte” doit l’être ! Cela dépendra beaucoup du contexte et peut varier d’une seule phrase à quelques minutes du temps de chaque personne.

Conseils pour tout le monde :

  • Évitez de faire des commentaires ou de répondre à ce que les gens partagent.
  • Ajustez votre contribution pour qu’elle corresponde à la contrainte de temps.
  • Il est utile d’entendre quelque chose de la part de tout le monde dans ce tour de table, alors évitez de passer. Si vous avez perdu vos mots, vous pouvez toujours dire quelque chose comme “j’ai besoin de plus de temps pour y penser” ou “je ne suis pas sûr comment je me positionne à ce stade

Étape 5 : Vérifier les Objections Potentielles

Les gens examinent la proposition et indiquent ensuite s’ils ont des objections potentielles ou des préoccupations.

Cette étape consiste simplement à identifier qui a des objections potentielles ou des préoccupations. Les arguments sont entendus à l’étape suivante.

Si vous êtes arrivés ici depuis l’étape 7 (Résoudre une objection), vérifiez s’il y a des objections potentielles à la proposition amendée.

Le facilitateur demande : _ Y a-t-il des objections potentielles ou des préoccupations sur cette proposition ?_

Souvenez-vous: les préoccupations n’empêchent pas les propositions de devenir des accords, seules les objections qualifiées le font. Les préoccupations sont entendues à l’étape 9, après avoir célébré la conclusion d’un accord!

Conseils pour le facilitateur :

Dans le cas où la distinction entre objections et préoccupations est encore floue pour certains, rappelez-leur :

  • Une objection est un argument – relatif à une proposition, un accord existant, ou une activité menée par un ou plusieurs membres de l’organisation - révélant des conséquences ou des risques qu’il serait préférable d’éviter pour l’organisation, ou démontrant des améliorations potentielles significatives.
  • Une préoccupation est une supposition qui ne peut (du moins pour le moment) être étayée par un raisonnement ou par suffisamment de preuves pour être considérée comme une objection à ceux qui la considèrent.
  • Les propositions deviennent des accords quand elles sont considérées assez bonnes pour le moment et assez sûres pour les essayer jusqu’à leur prochaine évaluation.

Conseils pour tout le monde :

  • De nombreux groupes utilisent des signes de la main comme moyen d’indiquer rapidement et clairement si quelqu’un a des objections ou des préoccupations éventuelles. Si cette pratique est nouvelle pour vous, et que vous craignez de vous influencer les uns par les autres, attendez que tout le monde soit prêt et montrez les mains simultanément.
  • En cas de doute entre une objection potentielle et une préoccupation, partagez la comme objection potentielle, afin de vérifier avec les autres pour tester si elle se qualifie.

Si personne n’indique avoir des objections potentielles, vous êtes parvenus à un accord, passez à l’étape 8 (Célébrez) !

Étape 6 : Tester si un Argument est une Objection

Utilisez judicieusement votre temps et vos ressources limitées en testant si les arguments sont qualifiables d’objections et en agissant uniquement sur ceux qui le sont.

Généralement, il est plus efficace de prendre un argument à la fois, tester s’il se qualifie comme une objection, et si c’est le cas, la résoudre avant de passer au suivant.

Astuce pour le facilitateur : Dans le cas où il y aurait plusieurs objections potentielles, expliquer à tout le monde que vous allez choisir une personne à la fois, pour partager son argument. Clarifiez avec tout le monde que, après avoir entendu l’argument, si quelqu’un pense qu’il serait plus efficace d’examiner d’abord l’un de ses arguments, il devrait s’exprimer.

Vérifiez que l’argument montre comment laisser la proposition inchangée :

  • mène aux conséquences que vous voulez éviter,
  • peut entraîner des conséquences que vous voulez éviter et c’est un risque que vous ne voulez pas prendre,
  • ou vous informe d’un moyen utile d’améliorer la façon d’atteindre vos objectifs.

Voir la pratique Examiner les Objections pour plus de détails.

Si l’argument ne se qualifie pas comme une objection, retournez à l’étape 5 (Vérifier les objections potentielles), sinon passez à l’étape suivante.

Étape 7 : Résoudre l’Objection

Améliorer la proposition, à l’aide des informations dévoilées par l’objection révélée lors de l’étape précédente.

Voir la pratique Résoudre les Objections pour plus de détails.

Une fois que l’objection est résolue, retournez à l’étape 5.

Étape 8 : Célébrer !

Incroyable ! Vous avez conclu un accord! Et, avec la pratique, vous irez encore plus vite ! Prenez un moment pour entériner qu’un accord a été conclu. Célébrez!

Étape 9 : Considérer les Préoccupations

Après avoir célébré, vérifiez si des préoccupations que vous avez vaut la peine d’en faire part au groupe avant de passer au sujet suivant. Si ce n’est pas le cas, consignez-les après la réunion au côté des critères d’évaluation de cet accord. Des informations sur les préoccupations pourraient s’avérer utiles au moment de l’évaluation de l’accord

Le facilitateur pose des questions à ceux qui ont des préoccupations : Y a-t-il des préoccupations qui valent la peine d’être entendues maintenant ? Dans le cas contraire, veuillez au moins vous assurer qu’elles sont enregistrées au côté des critères d’évaluation de cet accord.

Parfois, ce que quelqu’un pensait être une préoccupation, s’avère être une objection. Dans ce cas, vous pouvez la résoudre en modifiant l’accord qui vient d’être conclu en utilisant le processus Résoudre les Objections.

Remarque finale:

Si vous commencez à utiliser la prise de décision par consentement, nous vous recommandons de suivre rigoureusement le processus jusqu’à ce que vous vous familiarisiez avec celui-ci et que vous compreniez bien toutes les étapes. Une fois que vous aurez plus d’expérience, vous pourrez sauter d’une étape à l’autre, mais faire cela au début peut conduire à de la confusion, voire au chaos.

¹Par exemple, si une préoccupation générale est exprimée lors du tour de Réponse courte, le facilitateur (ou un autre membre du groupe) pourrait suggérer de faire évoluer la proposition tout de suite, afin d’inclure des points que les gens ont déduits. Dans ce cas, vérifiez toujours s’il y a une objection à le faire.