Préparer les réunions

Préparez-vous à l’avance pour rendre les réunions plus efficaces.

Quelques considérations pour préparer avec succès une réunion :

• clarifiez et communiquez le driver, et le résultat attendu de la réunion
• décidez qui inviter
• créez un ordre du jour
• planifiez la réunion suffisamment à l’avance, pour que les gens aient le temps de se préparer
• choisissez une durée appropriée pour la réunion
• soyez clair sur qui va faciliter la réunion, qui prendra des notes et qui fera le suivi éventuel

Préparer un ordre du jour

Impliquez les gens dans la préparation et la priorisation de l’ordre du jour et envoyez-le à l’avance

Pour chaque point de l’ordre du jour, convenez :

• du driver
• des résultats attendus
• du processus
• du temps que vous voulez y passer
• de ce que les gens doivent faire pour se préparer

Favoriser la participation des participants

• envisagez ce qui peut être fait à l’avance pour préparer la réunion
• Informez les participants des prérequis et de vos attentes
• mettez à disposition toutes les ressources que les gens pourraient nécessiter pour se préparer

En tant que participant

• considérez la pratique de Participation élégante
• examinez l’ordre du jour et réfléchissez à comment vous pouvez contribuer à chaque point
• mettez des objections à l’ordre du jour et, si possible, résolvez-les avant la réunion
• examinez les suggestions d’amélioration de l’évaluation de la dernière réunion et réfléchissez à comment vous pourriez les prendre en compte