Définir ce qui est nécessaire pour répondre de manière appropriée à un moteur organisationnel avant de décider des actions spécifiques à entreprendre.

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Identifier et répondre aux moteurs organisationnels font partie intégrante du travail quotidien dans une organisation. Clarifier de manière explicite et intentionnelle la direction générale et l’ampleur de la réponse avant de choisir des actions précises permet d’identifier des solutions plus adaptées, notamment dans des situations complexes.

Une exigence est un besoin ou un désir jugé nécessaire pour répondre de manière adéquate à un moteur organisationnel, ou jugé comme une prochaine étape utile.

Déterminer l'Exigence

Exemples

  1. Moteur : L’information est mal structurée, dispersée en silos et parfois non consignée, ce qui entraîne des erreurs et une inefficacité. Les équipes travaillent avec des données incomplètes ou obsolètes, ce qui nuit à la satisfaction des clients.

    Exigence : Nous devons stocker et partager efficacement les informations pertinentes afin d’améliorer la capacité de chacun à fournir des solutions précieuses à nos clients..

  2. Moteur : Nous passons 25 % de notre temps à des tâches administratives, ce qui ralentit les réponses aux demandes des clients. Le nombre de plaintes augmente, notre réputation se détériore et nous risquons de perdre des clients et de compromettre nos ventes futures.

    Exigence : Nous devons libérer du temps pour traiter rapidement les demandes clients, améliorer leur satisfaction et réduire les plaintes.

  3. Moteur : Nous préparons le recrutement de cinq nouveaux développeurs. Un manque de formation adéquate pourrait entraîner des erreurs, une baisse de la productivité des équipes et une diminution de la qualité du travail.

    Exigence : Nous devons nous assurer que les candidats disposent des compétences et de la formation nécessaires pour contribuer efficacement aux équipes qu’ils rejoindront.

  4. Moteur : Les équipes travaillent parfois sur des tâches qui ne correspondent pas aux priorités de la feuille de route du produit. Cela ralentit la livraison des fonctionnalités les plus importantes pour les clients et nuit à notre efficacité perçue.

    Exigence : Nous devons mieux aligner la planification des équipes sur la feuille de route du produit afin de garantir que les fonctionnalités prioritaires soient livrées en premier.

  5. Moteur : Les états financiers de l’organisation sont accessibles sur demande, mais la plupart des collaborateurs manquent de compétences en finance pour les comprendre. Cela génère frustration, incertitude et des interrogations difficiles à expliquer concernant certaines décisions.

    Exigence : Nous devons présenter les informations financières de manière plus claire afin que chacun puisse s’informer facilement lorsque cela est nécessaire.

Pourquoi déterminer les exigences ?

Dans certains cas, une exigence est déjà évidente, soit parce qu’un accord existant définit comment répondre à un moteur, soit parce que la situation est simple et ne laisse aucune ambiguïté.

Si aucun accord n’est en place, il est essentiel de se mettre d’accord ou de décider de cette exigence avant d’agir. Ensuite, il sera possible d’analyser les résultats et, si nécessaire, d’améliorer ou d’ajuster la réponse en fonction des enseignements tirés.

Nos perceptions de ce qui est nécessaire sont souvent influencées par notre expérience passée. Cependant, face à des situations complexes, notre première intuition peut être inexacte ou incomplète. Plusieurs exigences possibles peuvent émerger, ou bien l’exigence elle-même peut rester floue.

C’est pourquoi il est utile d’adopter une approche consciente et intentionnelle pour définir ce qui est nécessaire, même si cela semble évident à première vue.

Déterminer une exigence avant de choisir des actions spécifiques permet d’établir une direction claire tout en laissant de la flexibilité sur la façon d’y répondre.

Lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans la décision, des désaccords sur les solutions peuvent surgir. Les points de vue peuvent diverger, parfois jusqu’à provoquer des conflits ou des débats stériles sur ce qui serait “le mieux”. Pour éviter cela, il est essentiel de s’accorder d’abord sur l’exigence, avant de discuter des solutions.

Même si vous êtes le seul responsable de la réponse à un moteur, clarifier d’abord l’exigence vous aidera à prendre des décisions plus sereinement. Lorsqu’une direction claire et une portée bien définie sont établies, il devient plus simple de déterminer les actions à mener.

Tenir un registre des exigences et des raisons qui ont mené à leur définition (les pourquoi) facilite la communication avec les autres – en particulier ceux qui seront concernés par les décisions prises. Elle sera également utile plus tard lors de l’examen et de l’amélioration potentielle de la décision prise.

Une fois l’exigence déterminée, les prochaines étapes pour répondre au moteur organisationnel consistent à définir comment y répondre, à mettre en œuvre les actions, à évaluer les résultats et, si nécessaire, à ajuster l’approche en fonction des apprentissages (voir Répondre aux Moteurs Organisationnels pour plus de détails).

Dans des situations complexes où plusieurs solutions sont envisageables – et parfois contradictoires – il peut être nécessaire d’adopter une approche itérative

  • Tester par l’expérimentation : La pertinence d’une exigence ne peut parfois être validée qu’en testant une première solution et en analysant ses effets.
  • Répondre par étapes : Satisfaire une première exigence peut révéler d’autres besoins à traiter en complément. La réponse finale peut nécessiter plusieurs ajustements successifs.

Comment déterminer l’exigence

Un moteur organisationnel désigne une situation à laquelle l’organisation devrait réagir. Une exigence, en revanche, définit la direction et les limites de cette réponse. Lors de l’identification d’une exigence appropriée, il est utile de se poser deux questions :

  • Qu’est-ce qui est nécessaire ou souhaitable pour répondre efficacement au moteur ?
  • Quel impact attendons-nous en remplissant cette exigence ?

Exigence

Il est essentiel de trouver le bon niveau de spécificité pour une exigence. Une exigence trop détaillée limite les solutions possibles, tandis qu’une exigence trop large risque d’être inefficace. L’utilité d’un champ d’options plus large ou plus restreint varie selon la situation.

Dans un contexte complexe, ou lorsque plusieurs personnes doivent collaborer pour répondre à un moteur, il est souvent préférable de garder une exigence ouverte afin d’offrir une plus grande flexibilité dans les solutions à explorer.

Si des suggestions contradictoires émergent sur ce qui est nécessaire, cela peut indiquer que la discussion est trop focalisée sur les solutions. Dans ce cas, revenir à une exigence plus générale peut aider à clarifier le besoin réel.

  • Précisez qui est concerné : (“Nous avons besoin”, “Ils ont besoin”, “J’ai besoin”).
  • Évitez les solutions déguisées en exigences (voir la section Exigences vs Solutions).

Parfois, la première exigence est simplement de mieux comprendre le moteur, par exemple via une enquête ou une expérimentation.

Impact Anticipé

Lorsque vous décrivez l’impact attendu d’une exigence, expliquez les conséquences que son respect entraînera et en quoi cela est pertinent par rapport au moteur.

  • Détaillez les bénéfices potentiels, les opportunités ou les résultats attendus liés à cette exigence.
  • Explicitez les contraintes d’impact pour mieux cerner la portée de la réponse et faciliter l’évaluation de son efficacité par rapport au moteur.

Exigences vs. Solution

Une exigence définit une direction et un cadre. Tandis qu’une solution est une action spécifique pour y répondre.

Exemple:

  • Exigence : Nous devons stocker et partager efficacement les informations pertinentes pour permettre à chacun de mieux répondre aux besoins des clients.
  • Solution : Mettre en place une architecture d’information sur Confluence et migrer toutes les données existantes vers cette structure.

L’exigence indique le problème à résoudre, mais ne spécifie pas comment y répondre. Une fois l’exigence validée, des décisions spécifiques pourront être prises sur les solutions à mettre en place. Par exemple sur comment et où stocker et partager efficacement les informations pertinentes.

Quand déterminer une exigence?

Définissez l’exigence avant de choisir une solution spécifique, mais après avoir confirmé que la situation constitue bien un moteur organisationnel, que vous ou votre équipe êtes responsables d’y répondre et que sa résolution est une priorité. Ne perdez pas de temps à détailler des exigences pour des situations non prioritaires : elles risquent de devenir obsolètes avant même d’être mises en œuvre.