Décrivez les intentions pour mieux les comprendre, les communiquer et s’en souvenir.

Décrire les intentions peut être fait par un groupe ou par un individu. Selon leur perspective, ils peuvent décider d’expliquer une intention comme un problème à résoudre ou une opportunité à saisir.

Un moyen simple de décrire une intention est d’expliquer :

  • Ce qui se passe…:
    • la situation actuelle
    • l’effet de cette situation sur l’organisation
  • …et ce qui est nécessaire:
    • le besoin de l’organisation par rapport à cette situation
    • l’impact de répondre à ce besoin

Créez un résumé bref mais complet contenant juste assez d’informations pour communiquer clairement la nécessité d’une action ou d’une décision.

Décrire les intentions organisationnelles

Exemple:

“La cuisine est en désordre: il n’y a pas de vaisselle propre, l’évier est plein et il n’est pas possible d’attraper rapidement un café et de se remettre au travail. Nous avons besoin d’une cuisine dans un état utilisable pour rester concentrés sur notre travail.”

1. Situation actuelle

“La cuisine est en désordre: il n’y a pas de tasses propres, l’évier est plein…”

Décrire la situation actuelle:

  • Capturez brièvement les éléments essentiels de ce qui se passe et, si nécessaire, le contexte dans lequel cela se produit.
  • Soyez objectif - décrivez les observations et évitez de juger.

2. Effet

“… et il n’est pas possible de se faire rapidement un café et se remettre directement au travail.”

Expliquer l’effet de cette situation sur l’organisation:

  • Clarifiez pourquoi la situation nécessite de l’attention : comment cela affecte-t-il l’organisation ?
  • Précisez si les effets sont actuels ou anticipés.
  • Expliquez les problèmes, les pertes, les opportunités ou les gains.

3. Besoin

“Nous avons besoin d’une cuisine dans un état utilisable…”

Expliquez le besoin de l’organisation par rapport à cette situation :

  • Le besoin d’une organisation est ce qu’une équipe (ou une personne) nécessite pour s’occuper efficacement d’un domaine.
  • Soyez précis sur qui a ce besoin (“nous avons besoin”, “ils ont besoin”, “j’ai besoin”).
  • En cas de désaccord sur le besoin, il est utile de prendre du recul par rapport à une solution particulière et se concentrer sur ce qui manque à l’organisation dans cette situation.

4. Impact

“…pour rester concentrés sur notre travail”.

Décrivez l’impact de répondre à ce besoin :

  • Expliquez le résultat attendu, les bénéfices potentiels ou les opportunités.
  • L’impact peut être évident ou implicite, en particulier lorsque les effets de la situation actuelle sont déjà décrits.

Résumer l’intention

Pas plus d’une ou deux phrases, afin que l’information soit facile à retenir et à traiter.

En plus du résumé, d’autres détails sur l’intention peuvent être conservés dans le registre.

Évaluer les intentions

Assurez-vous de revoir régulièrement les intentions, pour approfondir votre compréhension de ce qui se passe et qui est nécessaire.

Quelques questions utiles pour une évaluation :

  • La description de la situation est-elle (toujours) correcte ?
  • Avons-nous encore les mêmes besoins face à la situation?
  • La tension est-elle toujours dans notre domaine?
  • L’intention est-elle toujours pertinente ?

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