Soutenez une collaboration réussie dès le début et bâtissez une confiance mutuelle entre des parties en co-créant des contrats qui soient mutuellement bénéfiques et juridiquement solides.

Un contrat est un corpus de promesses que deux ou plusieurs parties acceptent de rendre juridiquement contraignantes, c’est-à-dire que si ces promesses sont violées, la partie lésée disposent des recours juridiques (ou alternatifs).

Le développement d’une compréhension commune des besoins et des attentes est essentiel pour une collaboration réussie.

En négociant et en acceptant un contrat, modélisez la culture de la collaboration que vous voulez réaliser et établissez une relation positive avec les autres parties concernées.

Cette pratique se réfère aux contrats relatifs à la collaboration autour de toute transaction commerciale entre une organisation et d’autres parties (par exemple les employés, les consultants, les fournisseurs de services, les actionnaires ou les clients). Elle est particulièrement pertinente pour les contrats qui ont une influence significative sur l’avenir d’une organisation ou d’un de ses partenaires, comme :

  • les contrats de salarié et les contrats avec des entrepreneurs ou des consultants externes dans des rôles de soutien (y compris toute entente qui entraîne un changement de rémunération ou d’heures de travail)
  • les contrats régissant la collaboration avec les clients, les fournisseurs ou les fournisseurs de services
  • les accords d’actionnariat

Note: De nombreuses ententes de collaboration au sein d’une organisation ne nécessitent pas de contrats dédiés, car elles sont déjà régies par ou soumises à des contrats existants.

Critères de succès pour une négociation de contrat

Lors de la négociation d’un contrat, assurez-vous:

  • d’avoir une compréhension partagée de la raison de la collaboration, ainsi que des résultats attendus et des contraintes importantes
  • que toutes les parties comprennent ce qu’on attend d’elles
  • que toutes les parties concernées par un contrat sont impliquées dans la création du contrat et y souscrivent volontairement
  • que les attentes sont réalistes
  • que cet accord profite à toutes les parties
  • que tout le monde a l’intention de respecter l’accord conclu

Si, pour quelque raison que ce soit, un ou plusieurs de ces critères ne peuvent être remplis, il est probablement sage de ne pas poursuivre.

Co-création du contrat

La façon dont un contrat est négocié peut contribuer de manière significative à bâtir la confiance entre les parties. Envisagez la contractualisation comme une entente entre partenaires, et non entre adversaires: co-créez le contrat, adaptez-le à son contexte spécifique, et assurez-vous qu’il soit juridiquement solide.

  • le contrat doit inclure toutes les attentes des parties concernées, chacune expliquée avec le détail adéquat
  • utilisez un vocabulaire clair et simple que toutes les parties peuvent comprendre et soyez sans ambiguïté quant aux conséquences juridiques
  • si vous devez utiliser des termes techniques ou juridiques spécifiques qui pourraient être peu familiers à l’une des parties, expliquez-les dans un glossaire qui fait partie du contrat
  • consultez un avocat qui soutient la culture à laquelle vous aspirez et est compétent dans le domaine où vous négociez

Lors de la Co-création d’un contrat :

  • assurez-vous que toutes les parties ont une délégation qui inclut la représentation pour tous les domaines concernés (ex: pas seulement les ventes, mais aussi le développement / la production / le support, etc)
  • décrivez explicitement la culture que vous voulez développer, en tenant compte des points communs comme des différences culturelles entre les parties
  • indiquez les raisons de la collaboration proposée, et soyez transparent sur les attentes et les besoins de toutes les parties
  • divulguez toutes les informations pertinentes (si nécessaire via un accord de confidentialité)
  • entendez-vous d’abord sur les termes de la relation et les attentes de toutes les parties, puis examinez comment vous pouvez les rendre juridiquement robustes
  • rassemblez une liste de textes de loi et de règlements spécifiques auxquels le contrat doit se conformer
  • négociez en plusieurs itérations, pour laisser le temps d’examiner les implications et de proposer des amendements
  • gardez les procès-verbaux de chaque réunion pour réduire le risque de méprises

Soutenez le cycle de vie complet de la collaboration :

Tout contrat peut être modifié à tout moment, à condition que tous les signataires soient d’accord. Cependant, cela réduit considérablement le potentiel de conflit plus tard si vous considérez le cycle de vie complet de la collaboration dans le contrat :

  • établissez des dispositions pour démarrer avec succès en définissant les procédures de démarrage
  • définissez une période de probation, où toutes le parties peuvent essayer la collaboration, ainsi qu’un protocole clair sur la façon dont chaque partie peut résilier le contrat pendant la période de probation
  • définissez et intégrez dans le contrat des réunions d’évaluation régulières où les signataires se réunissent pour tirer des leçons et décider comment le contrat pourrait être modifié pour s’adapter au contexte changeant
  • intégrez des procédures pour les cas de violation de contrat
  • envisagez de mettre à disposition des moyens alternatifs pour résoudre les différends, par exemple la médiation, la conciliation ou l’arbitrage
  • envisagez de limiter le contrat à une durée fixe après laquelle le contrat expire et peut être renouvelé si nécessaire

Culture 

Chaque contrat influence la culture de la collaboration qu’il régit, même lorsqu’il semble seulement décrire ce qui doit être livré :

  • créez volontairement la culture de la collaboration que vous voulez voir en incluant les attentes sur comment les choses doivent être faites
  • alignez le contrat sur la culture organisationnelle (de toutes les parties) et aux exigences légales
  • construisez des contrats qui permettent et encouragent la redevabilité

Si vous trouvez que les contrats standard dans votre secteur ne sont pas en harmonie avec la culture que vous voulez créer, construisez votre propre référentiel de modèles de contrats et clauses et envisagez de le partager avec d’autres, afin que vous puissiez bénéficier de l’expérience passée lors de la création de nouveaux contrats.

▶ Transparence salariale
◀ Enfreindre les ententes
▲ Catalyser la collaboration